Odkładanie na później – wszyscy to znamy. Góry niezrealizowanych zadań, lista rzeczy „do zrobienia” ciągnąca się w nieskończoność, przepisywana z dnia na dzień wraz z wyrzutami sumienia. A do tego to uporczywe pytanie w głowie: „Dlaczego znowu to zrobiłem?” (albo raczej: „Dlaczego znowu NIC nie zrobiłem?”). Prokrastynacja jest jak irytujący gość, który wprasza się bez zaproszenia i blokuje nasze plany, marzenia, a czasem nawet zwykłe codzienne obowiązki.
A co, gdybyś mógł podejść do życia jak do dobrze zaprojektowanego projektu? Wyeliminować chaos, uprościć procesy i wprowadzić porządek. Brzmi kusząco? Użyj Lean i Agile do usunięcia marnotrawstwa jakie spotyka Cię w czasie prokrastynacji.
Nie musisz być managerem korporacji, żeby zastosować te podejścia. Chodzi o coś prostszego – skupienie się na tym, co naprawdę ważne, i odrzucenie tego, co zbędne. To filozofia, która pozwala przestać stać w miejscu i w końcu ruszyć z miejsca. Dzisiaj pokażę Ci, jak możesz zacząć – nie od wielkich rewolucji, ale od małych zmian, które mogą przynieść wielkie efekty.
Prokrastynacja, czyli muda na sterydach
Prokrastynacja to taka muda – marnotrawstwo w najczystszej postaci. Wiesz, w Lean to wszystko, co nie wnosi żadnej wartości, ląduje na czarnej liście. A prokrastynacja? Ona jest królową tej listy w osobistej produktywności. Nie dość, że zabiera Ci czas, to jeszcze podrzuca w pakiecie wyrzuty sumienia i frustrację. Z tego punktu widzenia nie ma w tym absolutnie żadnej wartości – ani dla Ciebie, ani dla świata (pominiemy na razie temat tego, jakie nasze potrzeby może zaspokajać prokrastynacja i poruszymy to przy innej okazji).
Prokrastynacja jako muda na sterydach – prawdziwa mieszanka marnotrawstwa w najczystszej postaci. Po pierwsze, kiedy robimy coś, czego wcale nie chcemy, „produkujemy” rzeczy, które w danym momencie nie są nam do niczego potrzebne (muda nadprodukcji). Co gorsza, ten nasz „produkt” jest czymś, czego najchętniej byśmy się pozbyli – bo piąta godzina na Netflixie raczej nikomu w życiu nie dodała wartości. Tu wchodzimy w kolejną kategorię – muda braków, czyli efektów, których wolelibyśmy uniknąć.
Jeszcze więcej mudy
Ale to nie koniec – mamy jeszcze mudę zbędnych ruchów. Wędrówki po social mediach, scrollowanie bez dna i nagłe przebudzenie w miejscu internetu, w które nigdy nie chcieliśmy trafić? Tak, to właśnie to. I finalnie crème de la crème marnotrawstwa: muda oczekiwania. W ekonomii mówi się o koszcie alternatywnym – kiedy marnujemy czas na rzeczy, których nie chcemy robić, płacimy za to tym, że coś ważnego (np. projekt, nauka, trening, rozwój) zostaje w martwym punkcie, czekając, aż się ogarniemy.
Takiej skumulowanej mudy nie widzieli najstarsi Japończycy z Toyoty!
I właśnie dlatego musisz ją traktować priorytetowo i natychmiast się nią zająć. Ale jak? Na szczęście mamy narzędzia z arsenału Lean, które można zastosować do tej rozgrywki z samym sobą. Pierwsze na liście? Poka Yoke, czyli „zabezpieczenia przed błędami”. O ile czyste poka yoke powinno całkowicie nie dopuszczać do powstawania błędów (czytaj – prokrastynacji) lub od razu te błędy wyłapywać (przywracać nam natychmiast właściwą postawę gdy tylko zorientujemy się, że prokrastynacja wzięła nad nami górę), tak tutaj zastosujemy wspomagacze, które będą po prostu minimalizować szansę na takie niechciane wybryki.
Czym jest prokrastynacja?
Dla pewności – określmy sobie, czym jest prokrastynacja. W końcu nie wszystko, co odkładamy na później, jest jej przejawem. Tak samo przeglądanie social mediów czy oglądanie Netflixa nie jest automatycznie błędem, za który powinniśmy się biczować! Wręcz przeciwnie – powinniśmy czerpać z tych rzeczy radość i korzyści.
Sęk w tym, byśmy to my kontrolowali te aktywności, a nie one nas. Powinniśmy korzystać z nich świadomie, w sposób, który naprawdę nam służy. Wtedy działają tak, jak powinny – dając nam przyjemność, odpoczynek i rozrywkę, zamiast wyrzutów sumienia, żalu czy poczucia wstydu wobec siebie.
Prokrastynacja to natomiast celowe odkładanie ważnych zadań na później, mimo świadomości negatywnych konsekwencji, jakie to przyniesie. To nie relaks – to forma ucieczki przed tym, co trudne, wymagające lub nieprzyjemne. I właśnie dlatego warto ją eliminować.
Zewnętrzne Poka Yoke
Wyobraź sobie, że Twoja prokrastynacja to wynik ciągłego odrywania się od zadań. Przeskakujesz z jednego rozpraszacza na drugi – Instagram, TikTok, nagły impuls, żeby przejrzeć ceny lotów na Bali (choć nie masz urlopu i nigdy tam nie polecisz). Poka-Yoke mówi: wyeliminuj te „błędy systemowe”. Zamknij drzwi przed rozpraszaczami. Wyłącz powiadomienia, odłóż telefon do innego pokoju, zainstaluj blokadę na wszystkie strony, na które i tak klikasz bezmyślnie.
I nie chodzi o to, żebyś zamienił się w ascetę i medytował w pustym pokoju (choć to może też pomoże). Chodzi o to, by stworzyć sobie warunki, w których prokrastynacja będzie miała mniej okazji do zadomowienia się. To jak w Lean – jeśli nie ma mudy, system działa sprawniej.
A teraz wyobraź sobie, że zaczynasz dzień i nie marnujesz pierwszych dwóch godzin na scrollowanie. Zamiast tego – działasz. Jakbyś odkurzył swój własny system produktywności. Brzmi dobrze, prawda?
Rozproszona prokrastynacja
Prokrastynacja to mistrzyni kamuflażu – zawsze znajdzie sposób, by przejąć kontrolę nad Twoim dniem. Ale Lean mówi jasno: trzeba eliminować to, co niepotrzebne. Jeśli coś nie wnosi wartości, to po prostu musi zniknąć. Jak pisał Nir Eyal w swojej książce Indistractable, największym zagrożeniem dla naszej koncentracji są nie tylko wewnętrzne impulsy, ale także zewnętrzne bodźce, które nieustannie walczą o naszą uwagę.
Rozpraszaczy może być mnóstwo. Dźwięk powiadomienia bo znajomy wrzucił nową fotę swojego kota, migająca ikona nowej wiadomości z memem, który tylko czeka, aż go zobaczysz i skomentujesz śmieszną minką (choć wcale nie jest taki śmieszny), ktoś przechodzący obok Twojego biurka w pracy, czekający tylko aż na niego spojrzymy, żeby mógł nam opowiedzieć najnowszą ploteczkę – wszystko to wyrywa nas z trybu skupienia i sprawia, że zamiast działać, przeskakujemy od jednej rzeczy do drugiej. W kolejnych akapitach przyjrzymy się bliżej, które zewnętrzne rozpraszacze najbardziej sabotują naszą produktywność i jak możemy się przed nimi skutecznie bronić
NVC w procesie prokrastynacja
Jednym z kluczowych „narzędzi” w naszym arsenale Poka-Yoke jest zastosowanie podejścia NVC do zrozumienia prokrastynacji. Nie chodzi o to, by traktować ją jak wroga, z którym trzeba walczyć, ale jak część nas samych, która próbuje coś nam powiedzieć. NVC zakłada, że każde działanie wynika z jakiejś potrzeby, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydaje się irracjonalne. Jeśli zamiast się obwiniać, zaczniemy odkrywać, jakie potrzeby kryją się za mechanizmem obronnym, jakim jest prokrastynacja – np. potrzeba odpoczynku, jasności czy poczucia kompetencji – łatwiej będzie nam znaleźć inne sposoby ich realizacji. A wtedy zamiast walczyć ze sobą, po prostu przestaniemy odkładać rzeczy na później. O NVC pisałem W TYM WPISIE, do którego serdecznie Cię zapraszam.
Jak już pewnie zdążyłeś(aś) zauważyć, rozpraszacze można podzielić na dwie grupy: wewnętrzne oraz zewnętrzne. I choć bardzo często źródło prokrastynacji tkwi w naszych emocjach – w dzisiejszym wpisie zajmiemy się drugą stroną tej monety, czyli rozpraszaczami zewnętrznymi. Emocje to temat na osobny artykuł (albo nawet książkę). Wspomniałem o nich jedynie w kontekście tego, jak NVC (Nonviolent Communication) może nam pomóc, tak aby prokrastynacja stała się naszym sprzymierzeńcem. Dziś skupimy się na rzeczach, które są obok oraz wokół nas.
Zewnętrzne rozpraszacze – technologia
Zgodnie z zasadą Pareto [LINK do wpisu], gdy zaczniemy analizować, co powoduje naszą prokrastynację – czy to bodźce wywołujące odkładanie na później, czy sposoby ucieczki przed nimi – prędzej czy później natrafimy na technologię, a konkretnie na nasze telefony i komputery. To naturalne, że są one nieodłączną częścią naszego życia i nikt nie każe nam z nich rezygnować – ja też tego nie proponuję!
Chodzi jednak o to, by korzystać z nich mądrze. Tak, aby to one służyły nam, a nie przejmowały nad nami kontrolę. Nie chcemy być niewolnikami ekranu, który „zmusza” nas do robienia czegoś innego niż to, co faktycznie postanowiliśmy zrobić.
Oto kilka praktycznych wskazówek, jak ograniczyć korzystanie z technologii wtedy, gdy naprawdę tego nie chcemy:
- Tryb „Nie przeszkadzać” na telefonie i komputerze
Ustawienie automatycznych odpowiedzi na wiadomości, informujących, że jesteś w trybie pełnej koncentracji. - Usunięcie powiadomień
Całkowite wyłączenie alertów dla większości aplikacji lub ustawienie ich na określone godziny. Do zrobienia w ustawieniach telefonu lub komputera. - Minimalizm cyfrowy
Uporządkowanie pulpitu i aplikacji na telefonie, aby ograniczyć wizualne bodźce odciągające od pracy. Usuń rzucające się w oczy ikony, odinstaluj proponowane newsy i informacje, jak np. te od google.
Innym, dość skrajnym rozwiązaniem, które proponowałbym w ostateczności, jest zamiana telefonu na starszy model – taki, który nie obsługuje social mediów, gier ani stron internetowych pochłaniających nasz czas. - Blokowanie stron internetowych i aplikacji
Używanie rozszerzeń przeglądarki do blokowania social mediów w określonych godzinach. Przykładami takich rozszerzeń i aplikacji są: Stay Focused, Freedom, Cold Turkey Blocker i wiele innych.
Zainstaluj wybrane aplikacje, które ograniczą dostęp do Twoich ulubionych „czarnych dziur czasu”. Możesz ustawić dwa typy blokad:
– Określ konkretne godziny w ciągu dnia, kiedy masz dostęp do social mediów.
– Ogranicz całkowity czas, jaki możesz na nie poświęcić w ciągu dnia (np. 30 minut na Instagram, a potem… nie ma zmiłuj!) - Sprytne zakładki – zamiast otwierać stronę główną Facebooka czy LinkedIna, ustaw zakładki prowadzące np. bezpośrednio do wiadomości, lub do Twojego profilu. Unikniesz tym samym otwierania tablicy z aktualnościami, która jest studnią bez dna, do której wrzucamy mnóstwo naszego czasu.
Zarządzanie środowiskiem pracy
Twoja produktywność to nie tylko kwestia silnej woli, wyłączonych powiadomień czy ogarniętego kalendarza. Dużą rolę gra też to, co Cię otacza – czyli Twoje środowisko pracy. Jeśli dookoła panuje chaos, to nawet najlepszy plan dnia nie pomoże, bo Twój mózg i tak będzie szukał okazji, żeby się czymś zająć… czymkolwiek innym niż praca.
Dlatego warto spojrzeć na przestrzeń, w której działasz, jak na proces do zoptymalizowania – w stylu Lean. Chodzi o to, żeby wyrzucić wszystko, co tylko zasysa Twoją uwagę i energię. Usuń wszystkie rozpraszacze, tak samo jak eliminuje się wszystkie możliwe straty w procesie. Oto trzy konkretne kroki, które pomogą Ci to ogarnąć.
3 kroki do lepszego środowiska pracy:
- Schowaj telefon, serio.
Telefon to król wszystkich rozpraszaczy. Ile razy złapałeś się na tym, że „na chwilę” wchodzisz na Insta… a potem budzisz się 20 minut później, przeglądając Reelsy o gotowaniu makaronu? No właśnie. Jeśli nie musisz mieć telefonu przy sobie – po prostu wynieś go z pokoju. A jeśli naprawdę Ci jest potrzebny (ale tak serio, a nie „bo może ktoś napisze”) – to ogarnij sobie blokady, które ograniczą kuszące powiadomienia. I zadaj sobie jedno pytanie: czy on naprawdę jest Ci teraz potrzebny do pracy? (Tylko nie oszukuj sam siebie). - Czyste biurko = czysta głowa (czyli 5S po domowemu).
Im więcej gratów masz na biurku, tym więcej „rozmów” Twój mózg musi prowadzić z otoczeniem. „O, ciekawa książka”, „hmm, może bym w końcu zajął się tą fakturą”, „gdzie jest ta notatka z wczoraj?”. Każdy przedmiot to potencjalny dystraktor. Dlatego zrób sobie szybkie 5S: posegreguj, zostaw tylko to, co potrzebne, ogarnij miejsce na wszystko i dbaj, żeby po pracy wszystko wracało na swoje wcześniej wyznaczone miejsce. Biurko to nie półka z pamiątkami. Ma Ci pomagać działać – nie rozpraszać. - Wydziel sobie kawałek ciszy.
Jeśli możesz pracować w osobnym, cichym pokoju – zazdroszczę. Ale jeśli nie, zrób co się da, żeby stworzyć sobie „strefę skupienia”. Słuchawki z redukcją hałasu, białe szumy, komunikat dla domowników w stylu „praca w toku – nie przeszkadzać”, a może po prostu ustalone godziny, kiedy nikt Ci nie zawraca głowy. Im mniej rozpraszaczy z zewnątrz, tym większa szansa, że wejdziesz w głęboki focus i zrobisz więcej w krótszym czasie. Proste, ale działa.
Podsumowanie
Prokrastynacja to nie tylko niewinna skłonność do odkładania zadań na później. To prawdziwa muda w osobistej produktywności, czyli marnotrawstwo czasu, energii i potencjału. W tym wpisie pokazałem, jak podejście Lean i Poka Yoke pomagają eliminować prokrastynację. Dzięki nim można ją usuwać u źródła, zamiast z nią bezskutecznie walczyć.
Kluczem jest świadome projektowanie środowiska, w którym funkcjonujemy. Oznacza to eliminowanie zbędnych rozpraszaczy i kontrolowanie technologii, zamiast pozwalać, by to ona kontrolowała nas. Pomagają w tym sprawdzone metody, takie jak odpowiednia organizacja, 5S czy minimalizm cyfrowy. Istotne jest też wspomniane podejście NVC, które pozwala lepiej zrozumieć, dlaczego odwlekamy działania i jak znaleźć alternatywne sposoby na realizację naszych potrzeb.
Jeśli chcesz skutecznie pokonać prokrastynację, nie chodzi o siłową walkę z samym sobą. Chodzi o stworzenie systemu, w którym odkładanie na później po prostu przestaje być opcją. Podejmij pierwszy krok i zacznij od drobnych zmian. Bo najskuteczniejsze rozwiązania to nie wielkie rewolucje, lecz konsekwentne małe kroki, które stopniowo prowadzą do wielkich efektów.