Zasada Pareto (80/20) – osiągnij więcej robiąc mniej

Czy wiedziałeś, że 80% pieniędzy na świecie leży w rękach 20 % ludzi ? Lub że 20% klientów daje 80% zysków, natomiast 80% twoich problemów jest generowanych przez 20% czynników. Na pewno widzisz zależność pomiędzy tymi liczbami. Są to przykłady zasady 80/20, znanej również jako zasada Pareto. Bardzo prawdopodobne, że dotyczy ona również Ciebie. Znajdź swoje 20% !

Czym jest zasada Pareto ?

Nazwa „Pareto” pochodzi od nazwiska włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto. To on jako pierwszy zauważył zależności pomiędzy wpływem niewielkiej ilości nakładów na generowanie dużych rezultatów. Lata później zasadę tę ostatecznie sformułował Amerykanin Joseph Juran, który nazwał ją nazwiskiem Pareto. Inne nazwy tej koncepcji to reguła Pareto oraz reguła 80 / 20. Zasada 80/20 mówi o tym, że 80% rezultatów jest generowane przez 20% czynników. Innymi słowy – znaczna większość rezultatów odpowiada za mniejszość nakładów. Stosowanie reguły Pareto pokazuje, że mniejszymi środkami oraz wysiłkiem można uzyskać dużo większe efekty.

Przyjęło się mówić, że proporcje te wynoszą 80 do 20, ponieważ pierwotne badania opierały się właśnie na tych wartościach. Nie są to jednak liczby niezmienne, lecz tylko umowne. Najczęściej wynoszą one 80/20, zdarza się jednak, że jest to stosunek np. 65/35, a innym razem 90/10. Na te dane trzeba zatem patrzeć z rezerwą i pamiętać, że zazwyczaj są to przybliżone wartości, które sprowadzają się w rezultacie do konkluzji: „znaczna mniejszość odpowiada za większość”.

Zastosowanie prawa Pareto

Ok, wiemy już czym jest i jak działa reguła 80/20 – fajna ciekawostka, ale… jak możemy jej użyć w życiu codziennym? Głównym działaniem, które możemy wyłuskać z tej zasady i wdrożyć w swoje życie jest umiejętność koncentrowania działań na kluczowych czynnikach.

Opierając się na założeniach reguły 80/20 możemy podejść do niej z dwóch stron:

• Po pierwsze pozwala ona nam znaleźć rzeczy, które dają nam pożądane efekty. Dzięki niej możemy oszacować, że 20% naszych wysiłków odpowiada za 80% rezultatów w wielu dziedzinach życia. W tym podejściu znajdziemy to co chcemy i powinniśmy robić.
• Po drugie warto spojrzeć na tę zasadę również z innej strony – od strony marnotrawstwo (muda). Możemy oszacować, że za 80% naszych problemów i strat odpowiada 20% czynników. W tym przypadku znajdziemy to czego nie chcemy i co będziemy eliminować.

Znajdź swoje 20% !

W każdym procesie i w każdej firmie są miejsca, w których możemy coś poprawić lub czegoś się pozbyć. Na tym głównie polega metodologia lean, której nazwę tłumaczy się jako „wyszczuplanie”. Podobnie jak w procesie tak i w życiu są obszary, które da się”wyszczuplić” i poprawić poprzez ich zmianę bądź usuwanie zbędnych elementów. Tu również sprawdza się reguła Pareto. To dzięki niej znajdziesz miejsca, od których najlepiej znaleźć obszary do wyszczuplenia.

Jednym z najważniejszych i najszybszych przykładów użycia prawa Pareto jest jego ujęcie w kwestii wykorzystywania czasu. Można rozpatrywać to w dwóch kategoriach:

• odnajdując 20% rzeczy, które zabierają nam 80% naszego czasu, albo
• znajdując i robiąc 20% rzeczy, dzięki którym otrzymujemy 80% wyników naszej pracy. I to na tych właśnie rzeczach należy skupić się najbardziej!

Eliminuj co zbędne, usprawniaj to co potrzebne

Pojawia się więc pytanie – jak znaleźć te 20% które kradnie nam najwięcej czasu? Poświęć 5 minut wieczorem na przeanalizowanie swojego całego dnia. Zastanów się, nad czym spędziłeś najwięcej czasu? Pomocne mogą okazać się tu różnego rodzaju aplikacje, np. te, które zliczają czas spędzony na komputerze, lub też takie, które automatycznie pytają nas, na co poświęciliśmy ostatnie X minut naszego życia. Ciekawą wtyczką do przeglądarki Chrome, którą osobiście stosuje, jest rozszerzenie Rooster. Jest to prosta wtyczka, która zlicza czas spędzony na wszystkich stronach i przedstawia wyniki za pomocą prostego diagramu kołowego.

Gdy masz już wystarczającą ilość zebranych danych czas przejść dalej. Zadaj sobie pytania: Jakie czynności niepotrzebnie zabrały mi najwięcej czasu? Które z nich przybliżyły mnie najbardziej do zamierzonego rezultatu? Odpowiedzi mogą okazać się być naprawdę cenną wskazówką, która pokaże nad czym powinieneś pracować więcej, a nad czym mniej. Może okazać się, że w pracy dużo czasu tracisz na czymś co można zautomatyzować (np. poprzez generowanie raportów), lub też robiąc rzeczy, które tak naprawdę powinien robić ktoś inny ?

Znalezienie odpowiedzi na powyższe pytania może być trudne, ale warte swojej ceny. Nierzadko skupiamy się nie na tym co trzeba. Koncentrujemy się na rzeczach, które nie przynoszą żadnych rezultatów i unikamy tych, które mogą przynieść najszybsze efekty. Dzieje się tak dlatego, że unikane przez nas działania często są niewygodne i przez to spychamy je na dalszy plan. W analizie takich przypadków przydatne może okazać się narzędzie 5WHY, o którym pisałem w jednym z poprzednich wpisów.

Po znalezieniu niepotrzebnych rzeczy, które pochłaniają najwięcej Twojego czasu następnym krokiem jest ich poprawa lub całkowite usunięcie. Jedna uwaga co do działań w pracy wewnątrz swojej organizacji – chodzi tu o poprawę swojej pracy, a nie o tzw. „spychologie” i zwalanie pracy na innych!

Przykłady i zastosowanie 80/20

Zapewne słyszałeś o sposobie nauki języków obcych, polegającej na nauczeniu się 1000 najpopularniejszych słów w danym języku. Te słowa stanowią niewielki procent wszystkich słów dostępnych w języku, zaś odpowiadają za około 80% zrozumienia tekstu. Jest to nic innego jak wykorzystanie Zasady Pareto w nauce. Oszczędzisz dzięki temu mnóstwo czasu i poczujesz się pewniej z mówieniem w obcym języku, a to z kolei podniesie efektywność Twojej nauki o kilka poziomów. Spróbuj !

Kontynuując temat nauki i rozwoju. Zastanów się i wyłap kluczowe umiejętności, które Ci się najbardziej przydadzą. Jeżeli studiujesz – największą wagę przykładaj do przedmiotów, które Cię najbardziej interesują i z którymi wiążesz zawodową przyszłość ( Nie oznacza to oczywiście olewania całej reszty – po prostu przemyśl to i rozłóż siły odpowiednio). Jeżeli pracujesz i chcesz popchnąć swoją karierę w wyznaczonym kierunku – zastanów się jakie umiejętności są Ci najbardziej potrzebne. Nie musisz umieć wszystkiego perfekcyjnie. Naucz się tych rzeczy, które będą prawdziwą dźwignią w dalszej drodze. Reszta rzeczy przyjdzie z czasem.

Podobny przykład dotyczący przygotowania do egzaminu w szkole. Często na tzw. lekcjach powtórzeniowych z danego działu nauczyciel zwracał uwagę na najważniejsze rzeczy dotyczące egzaminu. Były to zagadnienia obejmujące ok. 20% materiału, a opanowanie tych zaledwie 20% często pozwalało uzyskać ocenę bardzo dobrą! Nie trzeba poświęcać mnóstwa czasu by osiągnąć satysfakcjonujący wynik. To właśnie dlatego jedna osoba potrafi dostać ocenę wyższą, chociaż poświęciła na naukę mniej czasu od osoby, która uczyła się dużo dłużej. Różnica w obu tych osobach tkwi nie tylko w poświęconej ilości czasu, ale przede wszystkim na tym na czym skoncentrowali swoje działania. Jak widać, z wykorzystania zasady Pareto mamy do czynienia od najmłodszych lat.

Inne przykłady dające do myślenia i obrazujące przybliżone zależność pomiędzy tymi dwiema liczbami:

• około 20% twórczość danego artysty muzycznego generuje mu 80% całej popularności
• 20% treści publikowanej w internecie przyciąga 80% odbiorców
• 20% seriali na Netflix daje 80% oglądalności
• z 20% znajomych utrzymujemy 80% kontaktu

Reguła Pareto w produkcji

Opisywana reguła znajduje również swoje zastosowanie w zarządzaniu produkcją, Służy do tego Diagram Pareto. To dzięki niemu możliwe jest graficznego ilustrowanie danych. Zalety tego narzędzia to:

• przejrzysta forma obrazowania danych
• ułatwia skuteczne rozwiązywanie problemów
• priorytetyzacja działań.

Najczęściej jest on używany do analizy danych jakościowych. Zbierając informacje na temat występującego problemu i jego przyczyn w łatwy sposób można przedstawić wyniki za pomocą prostego wykresu excel.

Istotna jest tutaj jakość danych, o które opieramy Diagram Pareto. Im dłuższy odcinek czasu, tym dokładniej zobrazujemy problem i jego składowe. Dlatego też dane potrzebne do analizy powinny być zbierane przez dłuższy czas.

Tworzenie Diagramu Pareto odbywa się w kolejnych etapach:
1. Identyfikacja problemu
2. Zebranie danych
3. Identyfikacja i uporządkowanie przyczyn
4. Utworzenie wykresu słupkowego
5. Obliczenie wartości skumulowanej i utworzenie krzywej Lorenza

Diagram Pareto składa się z dwóch głównych części. Pierwszą z nich jest wykres słupkowy z uporządkowanymi przyczynami badanego problemu. Zebrane wcześniej dane ustawiamy w dwóch osiach porządkując je od najczęściej do najrzadziej występujących. Drugim istotnym elementem jest krzywa Lorenza – ta osadzona na wierzchołkach linia pokazuje procentową wartość sumy analizowanych przyczyn. Na powyższym przykładzie analizowane są przyczyny powstania błędów w wyrobie gotowym. Widzimy, że trzy najczęstsze przyczyny składają się na ponad 70% wszystkich przypadków.

Pareto Incepcja

Istnieje pewne założenie, które pozwala zgłębić się w zasadę Pareto jeszcze bardziej. Jednym ze sposobów otrzymania dokładniejszych wyników jest zastosowanie prawa Pareto w odniesieniu do wyników… prawa Pareto. Wymaga to głębszej analizy danych i wejścia w kolejny poziom Pareto niczym w filmie Incepcja. Rozbijając pierwsze proporcje 80/20 na kolejne 80/20 dojdziemy do wyniku, w którym ok 4% czynników generuje 64% wyniku!

Nie zatrzymując się na jednym poziomie możemy zagłębić się o kolejny poziom. Rozkładając otrzymane wcześniej proporcje (4% przyczyn generuje 64% skutków) i wyciągając z nich kolejne 20 i 80% dochodzimy do rezultatu, w którym za około połowę wyniku odpowiada około 1% !
Ważne – o ile stosowanie reguły Pareto na pierwszym poziomie ma swoje zastosowanie do większości przypadków, o tyle wchodzenie z nią na głębsze poziomy (Incepcja) sprawdza się raczej w bardzo wąskich dziedzinach ze specyficznie dokładną i mierzalną analizą danych.

Podsumowanie

Regułę 80/20 można stosować zarówno w pracy, jak i życiu codziennym. Dzięki użyciu zasady Pareto łatwo odnajdziemy miejsca, w których nasza produktywność mocno kuleje, często bowiem skupiamy się na rzeczach, które nie generują zamierzonego rezultatu. Jeżeli odnajdziemy 20%, które generuje 80% wyniku, będziemy mogli skoncentrować na tej części znacznie więcej uwagi. Powodzenia w szukaniu swoich 20%!

Photo by Austin Distel on Unsplash