Ja tu tylko sprzątam – narzędzie 5S.

Jakie jest najbardziej znane i najczęściej wybierane narzędzie Lean ? Podpowiedź – nazywa się tak samo jak jeden z modeli iphona. W dzisiejszym wpisie słów kilka o metodzie 5S. Wspomniany iphone oraz narzędzie 5S mają wiele cech wspólnych. Obie rzeczy wyglądają schludnie, przyśpieszają działanie i są bardzo popularne wród innych dostępnych narzędzi. Często 5S definiowane jest jako samo sprzątanie oraz przykleja się mu łatkę narzędzia łatwego do zaimplementowania. Wiele firm wybiera 5S na początek drogi z Lean. Czy słusznie?

Czy 5S to faktycznie tylko sprzątanie ? Czy jest to narzędzie łatwe do wdrożenia ? Poniżej opis wszystkich kroków, z których składa się ta metoda.

Często słyszy się o rozwijaniu 5S i tworzeniu 6S poprzez dodanie składnia szóstego składnika jakim jest bezpieczeństwa pracy (Safety). W tym wpisie skupimy się na 5S. Dodam jednak, że każdy z kroków w metodzie 5S musi występować po sobie – przykładowo nie powinno się wdrażać trzeciego kroku bez wcześniejszej implementacji dwóch poprzednich. O tyle jednak w metodzie 6S ta kolejność jest trochę zaburzona, ponieważ na pierwszy rzut oka sugeruje ona że Safety powinniśmy wdrożyć po pięciu poprzednich etapach. Nie jest to oczywiście prawdą, ponieważ na budowanie bezpiecznego miejsca pracy nie powinniśmy nigdy czekać i powinno być ono na pierwszym miejscu.

1S – Selekcja

Selekcja (seiri) – pierwszy etap. Przeprowadza się selekcje wszystkich przedmiotów/informacji w danym obszarze. Dzieli się je na zbędne i niezbędne, po czym wyrzuca się te które są niepotrzebne. Ten etap ma na celu utrzymanie czystości na stanowiskach pracy i oszczędność czasu. Nie musimy przerzucać tony niepotrzebnych rzeczy by znaleźć tę, która nas interesuje. W momencie gdy trudno jest określić czy dany przedmiot jest potrzebny czy też nie warto jest zadać sobie pytanie: „Jak często i kiedy ostatnio używałem tej rzeczy?”. Przydatne są tu tzw. czerwone kartki – oznakuje się nimi miejsca i przedmioty wymagające interwencji. Przedmioty mogą być całkowicie usunięte z zakładu lub oddelegowane na właściwe miejsce. Przy ocenie przydatności przedmiotu pracy należy zadać sobie pytania o rzeczywistą potrzebę przedmiotu, o to czy jest on potrzebny właśnie w takiej ilości w jakiej się znajduje oraz czy znajduje się on we właściwym miejscu.

2S – Systematyka

Systematyka (Seiton) – w tym etapie definiuje się sposób i miejsce na właściwe magazynowanie narzędzi, maszyn i surowców. Składuje się je tak aby umożliwiało to szybkie ich odnalezienie i łatwe wykorzystanie. Świetnie sprawdza się tu tak zwane sterowanie wizualne. Należy w prosty i czytelny sposób zdefiniować miejsce każdego przedmiotu, który powinien znajdować się na stanowisku pracy. Stosuje się tu m.in. tablice cieni, wizualizacje kolorami, tablice i etykiety, linie graniczne poszczególnych obszarów.

3S – Sprzątanie

Sprzątanie (Seiso) – błędnie uważa się, że 5S to inaczej sprzątanie. Fakt, krok ten jest bardzo istotny, ale stanowi on tylko 1 z 5 etapów. Jest to krok mający na celu zachowanie czystości miejsca pracy. Jest to utrzymanie porządku na miejscu pracy poprzez regularne sprzątanie obszaru, narzędzi i maszyn. Zwiększa to bezpieczeństwo pracowników, którzy mają większą kontrolę nad obsługiwanymi urządzeniami. Pracownicy są odpowiedzialni za środki produkcji. Miejsce pracy powinno być schludne i czyste, a sprzątanie należy prowadzić cyklicznie. Pozwala to w porę zaobserwować różnego rodzaju zaburzenia działania firmy, ponieważ przy okazji prowadzi się też przegląd. Cały etap tego procesu można podzielić na pięć mniejszych jakimi są: określenie celu, określenie zadań związanych ze sprzątaniem, ustalenie metod, zebranie narzędzi oraz samo sprzątanie.

4S – Standaryzacja

Standaryzacja (Seiketsu) – utrwalenie tego co postanowione. Należy powtarzać czynności utrzymywania porządku i przypominać o nich pracownikom. Poprzednie trzy ustalone zasady muszą być cyklicznie powtarzane, co zapewni brak powrotu do starych nawyków. Należy więc opracować odpowiednie procedury i standardy, które pozwolą na utrzymanie porządku. Określa się tu dokładne instrukcje pozwalające wykonywać czynności w zakresie trzech pierwszych kroków. Należy też wskazać osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary. W tworzeniu tego typu standardów powinni uczestniczyć również sami pracownicy, ponieważ to oni najlepiej znają specyfikę swojego miejsca pracy.

5S – Samodyscyplina

Samodyscyplina (Shitsuke) – ostatni krok metodologii 5S, który spina pozostałe cztery kroki. Chodzi w nim o wyrobienie nawyków, które są fundamentem wiążącym samodyscyplinę w całość. Nawyki te miałyby zastąpić stare zwyczaje. Jest to bardzo trudny krok, ponieważ tworzenie nawyków jest procesem długotrwałym i wymagającym samozaparcia. Na temat samych nawyków, ich tworzenia i roli jaką odgrywają w życiu zawodowym i codziennym można napisać 20 oddzielnych wpisów. Wracając do 5S – ostatni krok to m.in szkolenie pracowników, którzy przestrzegają ustalonych zasad oraz sami eliminują złe nawyki. Ma to na celu budowę samodyscypliny przez przestrzeganie utwierdzonych zasad 5S oraz ciągłe ich poprawianie i udoskonalanie. Zadaniem tego punktu, oprócz utrzymania kultury 5S, jest również jej rozwój i uświadomienie potrzeby dbania o miejsce pracy zgodnie z wytycznymi. Największa odpowiedzialność ciąży w tym przypadku na najwyższym szczeblu kadry przedsiębiorstwa, gdyż to „z góry” powinien płynąć przykład właściwego etosu pracy.

Dwa skrajne podejścia w metodzie 5S

Metoda 5S składa się z kilku etapów z czego sprzątanie jest tylko jednym z elementów układanki. W mojej ocenie utrzymanie stanowisk pracy i zasad na nich panujących zgodnie z 5S jest sporym wyzwaniem wymagającym dużej samodyscypliny i monitoringu. Zupełnie jak z postanowieniami, których się podejmujemy. Na początku drogi czujemy motywację i zapał do działania, jednak to codzienność zweryfikuje nasze efekty. Tak jak z każdą zmianą – sens ich wdrażania jest tylko wtedy gdy przestrzegamy ich przez cały założony czas. Po co komu tablica cieni z której nikt nie korzysta, formularze, których nikt nie wypełnia czy też zdefiniowane zakresy czynności których nikt nie wykonuje?

Z drugiej strony istnieje podejście odbijające w przeciwnym kierunku. Można spotkać się z przejawami 5S w formie „sporej przesady”. Nadgorliwe podejście takie jak np. „zasada wszystko na swoim miejscu” wskazująca miejsce na biurku, w którym należy odłożyć telefon komórkowy, lub też podpisywanie rzeczy codziennego użytku za pomocą etykiet z nazwami np. KRZESŁO. Kluczem do każdej zmiany jest zdroworozsądkowość. Należy pamiętać, że 5S oraz inne narzędzia mają nam ułatwiać życie, nie na odwrót.

A jak wygląda 5S w Waszych firmach ? Jest to narzędzie stale obowiązujące ? Czy też jest to tylko pozostałość po słomianym zapale i resztkach chęci, które spłonęły po kilku miesiącach implementacji ?