Raport A3 – wykop się ze sterty niepotrzebnych dokumentów

Raport i raportowanie wcale nie musi oznaczać stosu dokumentów. W wielu przypadkach można go zmieścić na pojedynczej kartce formatu A3. Raport A3 jest ustrukturyzowanym podejściem do rozwiązywania problemów i ciągłego doskonalenia. Używa się go głównie w przypadku rozwiązywania problemów, jednak można go też stosować do zebrania i uporządkowania informacji dla danego projektu.

Po raz pierwszy został zastosowany w Toyocie, gdzie był spisywany na kartkach formatu A3 co stanowi genezę jego nazwy.

Ogólnie mówiąc raport A3 jest narzędziem służącym do komunikacji w konkretnie określonym temacie – zawiera wszystkie niezbędne dane pozwalające zrozumieć problem i jego rozwiązanie. W tym wpisie skupimy się na użyciu raportu w kontekście rozwiązywania problemu (problem solving) i procesu doskonalenia.

Z czego składa się raport A3 ?

W zależności od potrzeby i firmy, która stosuje te narzędzie, raport może zawierać w sobie nieco inne punkty. Głównymi elementami, które powinny być w każdym raporcie A3 są: określenie celu do którego zmierzamy, opis i identyfikacja problemu, analiza problemu i jego przyczyny źródłowej, akcje korygujące i korekcyjne określone w czasie, weryfikacja i monitorowanie postępu. W każdym przypadku raport można dostosować do własnych potrzeb.

Opisywany w tym wpisie raport (który możecie pobrać za darmo w formacie excel) zawiera w sobie takie metody jak 5WHY (więcej na ten temat we wpisie), Diagram Ishikawy, 5W2H a to wszystko osadzone w Cyklu Deminga (PDCA): Plan -> Do -> Check -> Act. Nazwa A3 związana jest z formatem papieru, na którym pierwotnie był rozpisywany raport. Taki format nakłada ograniczenia i powoduje, że raport jest czytelny i przejrzysty, bez niepotrzebnego lania wody i pisania powieści produkcyjnych.

Korzyści ze stosowania raportu A3

Jeżeli masz wrażanie, że problem jest poza Twoją kontrolą i nie do końca wiesz dlaczego powstał oraz jak mu zapobiec to raport A3 jest czymś czego potrzebujesz. Dobrze stworzony raport daje takie korzyści jak:

  • zbiera informacje w prostą i przejrzystą formę,
  • pomaga dotrzeć do źródła problemu,
  • definiuje działania rozwiązujące problem,
  • określa czas realizacji zaplanowanych akcji,
  • zmusza do komunikacji.

Każdy z nas wie, że bez odpowiedniego podejścia niektóre rzeczy potrafimy czasem odkładać na później przez długi czas. Bez właściwej postawy często ciężko jest zabrać się za dany problem i nie pokusić się o „tymczasowe” odłożenie w czasie. Zainicjowany raport A3 pełni swego rodzaju rolę motywatora do działania i „przypominacza” o nierozwiązanej sprawie. Otwarty raport uruchamia efekt psychologiczny zwany efektem Zeigarnik. W skrócie efekt Zeigarnik powoduje pamiętanie o otwartych zadaniach i buduje wewnętrzną chęć ich zamknięcia.

Części Raportu A3 – raport krok po kroku

Każdy raport A3 powinien być oparty o Cyklu Deminga. Cykl Deminga składa się z następujących faz: Planowanie (Plan) -> Działanie (Do) -> Sprawdzenie (Check) -> Act (Usprawnienie). Poszczególne punkty raportu mogą być dostosowywane w zależności od profilu działalności i danych potrzeb.

Zanim przejdziemy do pierwszej (zasadniczej) części raportu warto jest przewidzieć w nim miejsce na podstawowe informacje pozwalające w przyszłości na zachowanie porządku. Zapisanie numeru raportu, daty otwarcia i zamknięcia oraz lidera wraz zespołem uczestniczącym pozwolą nam na łatwiejszą identyfikację danych w przyszłości.

Plan – Planuj

Pierwsza część Raportu A3 jest jednocześnie najdłuższym etapem. Faza Planowania zaczyna się od „prezentacji problemu”. Należy opisać w niej czego dotyczy problem oraz kiedy i gdzie został znaleziony. W zależności od tego czego dotyczy należy podać tu nazwę identyfikującą wyrób. Jeżeli jest to wyrób gotowy – można podać jego model lub Numer Seryjny, zaś w przypadku produkcji pojedynczych komponentów – numer referencji. Każda firma powinna dostosować tę część pod swoje potrzeby.

Kolejne dane warte zapisania służą łatwej identyfikacji w odniesieniu do całej produkcji. Być może z analizy wyjdzie, że problem dotyczy wyrobów produkowanych danego dnia. Wtedy istotne będzie zapisanie tu numeru całej partii i daty produkcji. Na końcu należy określić ogólny opis problemu – tak by na pierwszy rzut oka mieć wstępny pogląd na to czego dotyczy raport.

Dodatkową częścią w pierwszym etapie jest sekcja, w której określamy natychmiastowe działania zabezpieczające obecną produkcję i zapasy. Warto umieścić te działania już w pierwszej części raportu, ponieważ działania zabezpieczające nie powinny być odwlekane w czasie.

Kluczową sekcją na tym etapie raportu A3 jest opis problemu. Warto zrobić go według zasady 5W2H. Sytuację należy opisać ze wszystkimi szczegółami, jednak zachowując zwięzłość (w końcu ogranicza nas format A3). Wszelkie wyniki pomiarów, dane, załączniki oraz zdjęcia (w przypadku uzupełniania raportu w wersji elektronicznej) są wskazane.

Raport A3 – PLAN cz.1

Drugim etapem w fazie Planowania jest znalezienie przyczyn źródłowych. Posłużą do tego dwa narzędzia Lean. Zaczniemy od Diagramy Ishikawy. Ma on na celu wyłapanie wszystkich czynników jakie teoretycznie mogły mieć związek z omawianym problemem.

Diagram Ishikawy + 5WHY = przyczyna

Wcześniej określony problem zapisujemy na końcu tzw. rybiej ości. Każdy wymyślony czynnik należy przypisać do odpowiedniej ości z kategorią czynnika. Tu również istnieje kilka wariantów Diagramu Ishikawy. W zależności od tego gdzie używamy tego narzędzia, możemy podać tam różne kategorie. Najczęściej spotyka się kategorie takie jak:

  • Maszyna
  • Człowiek
  • Metoda/Proces
  • Otoczenie
  • Materiał
  • Pomiary

Diagram Ishikawy uzupełnia się w oparciu o analizę możliwych przyczyn podczas burzy mózgów. Wszystkie pomysły dzieli się na te, które miały związek z danym problemem oraz te, które nie miały z tym nic wspólnego. Należy przeanalizować każdy czynnik i zweryfikować ich wpływ. Te czynniki, które faktycznie wpływały na omawiany problem zostaną następnie poddane analizie 5WHY (więcej o metodzie 5WHY znajdziesz w tym linku).

Bardzo trafnym pytaniem, które również może dostarczyć kilku odpowiedzi do analizy 5WHY jest „Dlaczego problem nie został wykryty we wcześniejszym etapie?” Jako wcześniejszy etap rozumiemy proces produkcji, kontrolę wejściową itp. (oczywiście w przypadku gdy faktycznie problem mógł został wykryty wcześniej i przeszedł niezauważony przez produkcję i kontrolę).

Raport A3 PLAN cz. 2

Ostatnia odpowiedź z analizy 5WHY powinna wskazać przyczynę źródłową. Na podstawie tej odpowiedzi należy zdefiniować akcję korekcyjną i wpisać ją do raportu A3. Takich akcji może być kilka. Po tym kroku możemy przejść do fazy działania, czyli etapu „DO” z cyklu Deminga.

DO (Wykonaj)

Na tym etapie kluczowe jest wyjście do problemu i podjęcie działań. W raporcie należy ustalić przede wszystkim osobę odpowiedzialną za konkretną akcję i zaplanować czas potrzebny na realizację.

Istotne jest tu byśmy określili działanie bardzo konkretnie. W uzupełnieniu raportu krok ten jest bardzo krótki bo nie chodzi tu o dokument lecz o faktyczne ruszenie w kierunku problemu i zdecydowane działanie.

Check (Sprawdź)

Etap monitoringu. Zbadaj czy nowe działanie faktycznie przynosi oczekiwane rezultaty. Określ jakie wskaźniki pomogą sprawdzić i porównać wyniki przed i po wdrożeniu działania. Zdefiniuj czas po jakim uzna się, że akcja przyniosła spodziewany rezultat.

Act (Działaj)

Czas na przemyślenia i wnioski. Jeżeli nowe działania przynoszą spodziewane rezultaty – być może jest w nim coś co wymaga byśmy wprowadzili jako obowiązującą normę i należy to ustandaryzować.

Być może działania nie przyniosły pożądanych efektów ? Jest to miejsce na naniesienie poprawek i działanie z innym podejściem. Na tym etapie jest czas na przyznanie się do błędów i wyciągnięcie wniosków wraz z zespołem.

Raport A3 Do Check Act

BONUS – Darmowy Raport A3 do pobrania (Excel)

Kliknij na link poniżej i pobierz darmowy wzór raportu A3 gotowy do używania! Znajdziesz w nim narzędzia 5WHY oraz Diagram Ishikawy.

Raport A3 – wersja Excel – POBIERZ

Podsumowanie

Raport A3 jest prostą i bardzo przydatną formą rozwiązywania problemów (i nie tylko). Każdy raport A3 może się różnić w zależności od miejsca, w którym go stosujemy. Powinien jednak zawierać poszczególne kroki prowadząc za rękę osobę szukającą rozwiązania.

Mam nadzieję, że znajdziecie we wpisie choć trochę wartości dla siebie. Zapraszam do pobrania darmowego wzoru raportu. Najdziesz go we wpisie powyżej lub w Darmowych Narzędziach. Zapisz się na newsletter by otrzymać więcej bonusów dostępnych wyłącznie dla grona osób z listy mailowej.

Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash

One thought on “Raport A3 – wykop się ze sterty niepotrzebnych dokumentów

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *