Getting Things Done – kończ zadania zanim one wykończą Ciebie

Sobotni wieczór, pełen relaks, kanapa, dobre kraftowe piwo i Netflix ze znajomymi. A tu nagle myśl i lekkie napięcie: „Miałem jeszcze wysłać maila i domknąć projekt. Zapomniałem o tym. W poniedziałek będę musiał…” – i tak rusza karuzela myśli i niepokoju. W rezultacie zamiast relaksu dopada nas stres. Nie jest to najlepszy i najzdrowszy scenariusz na wolny weekend. Modny ostatnio work-life balance często bywa mocno zachwiany w kierunku szali z napisem „OBOWIĄZKI”. Receptą jest odpowiednie zarządzanie zadaniami z pracy i życia osobistego. Metoda Getting Things Done (GTD) ma na to rozwiązanie i pozwala wykańczać zadania zanim one wykończą Ciebie.

Czym jest Getting Things Done

Najprościej mówiąc Getting Things Done jest metodą do zrządzania sprawami do zrobienia – zarówno prywatnymi jak i zawodowymi. Jest to tak zwana (jak sugeruje tytuł książki twórcy metody Davida Allena) sztuka bezstresowej efektywności. Te dwa elementy są kluczowe w GTD – zmniejszenie stresu, jednocześnie podnosząc efektywność.

Dla wielu osób Getting Things Done stało się swego rodzaju lifestylem. Powstało mnóstwo stron i artykułów na temat GTD a stacjonarne kursy z tej metody sięgają oszałamiające kwoty. GTD posiada swoje instytucje partnerskie dla prawie setki krajów (zaczynając od USA po Meksyk, Nową Zelandię, Japonię czy też na Trynidadzie i Tobago kończąc).

Getting Things Done daje nie tylko efekty w postaci wykonanych zadań, które dzięki niej zrobimy sprawniej i przyjemniej. Stosowanie zasad GTD pozwala mieć więcej energii i być bardziej zrelaksowanym. Pełne zastosowanie systemu daje bezcenne uczucie świadomości, że robisz dokładnie to co powinieneś robić w danym momencie i nie skupiasz się na niczym innym tylko na aktualnie wykonywanym zadaniu.

Jordan P. Peterson – kanadyjski psycholog kliniczny, który w ostatnich latach cieszy się bardzo dużą popularnością, ma w zwyczaju mawiać „clean your room”. I nie chodzi mu tylko o stosowanie 5S i posprzątanie pokoju (choć głęboko wierzę, że o 5S też 😉 ), ale również i przede wszystkim o oczyszczenie umysłu. Z pewnością GTD w dużej części pozwoli na to by realizować założenie Petersona, tym bardziej, że jednym z pierwszych kroków w GTD jest ogarnięcie przestrzeni wokół siebie oraz wyrzucenie spraw ze swojej głowy.

Podobnie jak w metodzie 5S tak samo w GTD – to co zbędne powinno zostać usunięte a cała reszta ma znaleźć się na swoim miejscu. Niektóre etapy Getting Things Done to identyczne działanie jak w metodzie 5S, o której pisałem w jednym z wcześniejszych wpisów – METODA 5S.

Poniżej opisuje najważniejsze etapy dotyczące stosowania samej metodologii. Szczegóły i więcej w tym temacie znajdziecie oczywiście w samej książce.

Etap 1 – Gromadzenie

Pierwszy krok Getting Things Done do przybliżenia się w kierunku leanowego zarządzania zadaniami to gromadzenie. Głównym clue tego etapu jest pozbycie się wszystkich spraw ze swojej głowy. Skoro mamy zarządzać wszystkimi naszymi sprawami to musimy najpierw wiedzieć co to za sprawy. Trzeba je więc na początku zebrać w jedno stałe miejsce. Miejsce te nazwane jest w GTD jako „inbox”. Każda sprawa, którą trzymamy w głowie obniża naszą koncentrację i dlatego powinniśmy ją przeneiść do inboxu.

Czym dokładnie jest inbox ? Może przybierać różne formy, w zależności od tego co nam będzie lepiej służyć. Ważne by spełniał rolę miejsca gdzie możemy wrzucić sprawy, które wchodzą do naszego systemu. Inbox może przybrać postać fizyczną bądź elektroniczną. Nie musimy ograniczać się do wyboru jednego inboxu, jednak powinno być ich jak najmniej jest to możliwe. Osobiście w pracy korzystam z dwóch inboxów. Przykłady możliwych inboxów do zastosowania:

  • fizyczny pojemnik jak np. plastikowe tacki na dokumenty
  • notatki i papierowe kartki
  • poczta e-mail
  • cyfrowe narzędzia jak np. aplikacje na telefon
Getting Things Done

Rezultatem tego kroku powinno być uczucie oczyszczenia się z zalegających w głowie spraw i poczucie ulgi. Wszystkie sprawy jakie zalegają nam w głowie powinny zostać spisane i umieszczone w inboxie. Dopiero gdy szum, który słyszeliśmy cały czas umilknie zdajemy sobie sprawę co to znaczy cisza. Tak samo jest z myślami, które cały czas kołatały się po naszej głowie i dopiero ich wyrzucenie i spisanie daje poczucie wolnego umysłu i pewności, że nic nam nie umknie bo wszystko umieściliśmy w odpowiednim na ten czas miejscu. W momencie gdy mamy zebrane wszystkie bieżące sprawy w wyznaczonym miejscu przychodzi czas na opróżnienie naszego inboxu. Do tego przybliży nas krok drugi – analizowanie.

Etap 2 – Analizowanie

Gdy zgromadziliśmy już wszystkie sprawy, które angażują naszą uwagę w wyznaczonym do tego miejscu, następnie będziemy mogli rozpocząć proces opróżniania inboxu. Ten krok nie oznacza, że już będziemy wykonywać zebrane zdania! Na tym etapie przeglądamy inbox, rozpoznajemy zadania i określamy czym jest dane zadanie, co oznacza i co należy z nim zrobić.

By proces analizy przebiegał jak najwydajniej musimy trzymać się kilku kluczowych zasad. Po pierwsze musimy analizować sprawy pojedynczo. Koncentrowanie się wyłącznie na jednej rzeczy zwiększy nasze skupienie i przyśpieszy działanie. Pamiętaj, że w zdecydowanej większości przypadków multizadaniowość to mit. Jak dowodzą badania multitasking sprawdza się u jedynie 2-3% ludzi. Więcej o badaniach na ten temat i multitaskingu znajdziesz na stronie rozwojowiec.pl gdzie Damian Redmer dogłębnie zbadał ten temat – link poniżej:

Drugą kluczową zasadą analizy jest niewrzucanie raz pobranych spraw z powrotem do inboxa. Każdorazowe podejmowanie decyzji wyczerpuje naszą silną wolę dlatego powinniśmy ograniczać je do minimum. Jak pisał David Allen – w inboxie obowiązuje ruch jednokierunkowy. Gdybyśmy złamali tę zasadę i rozpatrywali sprawy kilkukrotnie ucierpiałby na tym cały system GTD.

Wyjątkiem od tej zasady jest tak zwane „awaryjne przeglądanie spraw”. Czasem taki awaryjny przegląd jest konieczny – np. w momencie gdy mamy pilne spotkanie i potrzebujemy upewnić się czy gdzieś w inboxie nie czai się zadanie, które powinno być wykonane najpilniej lub też jest tam informacje, która będzie przydatna na tym spotkaniu. Tu dochodzimy do kolejnej zasady, której również dotyczy wyjątek awaryjnego przeglądu.

LIFO vs FIFO w Getting Things Done

LIFO FIFO

Trzecią kluczową zasadą jest znana z produkcji metoda najpóźniejszej dostawy, czyli LIFO (Last In Frist Out). Oznacza ona, że sprawy, które znajdują się na samej górze naszego inboxu (weszły najpóźniej) powinny być rozpatrywane jako pierwsze. Dlaczego LIFO a nie FIFO (First In First Out) ? To dlatego, że naszym celem w czasie analizy jest i tak dotarcie do samego spodu inboxu, dlatego kolejność analizy nie ma znaczenia.

Tak czy inaczej przeanalizujemy każdą sprawę. Wykonując analizę regularnie nie powinno być tych spraw na tyle dużo by rozbijać analizę na kilka części. Stąd też nie powinno zająć nam to zbyt dużo czasu.

Przypomnę tylko – analiza to nie wykonywanie zadań lecz ich rozpatrzenie i określenie czym są, co oznaczają i co należy z nimi zrobić. Dlatego też nie jest to proces bardzo czasochłonny. Rozpoczynanie od samego dołu mogłoby przynieść tylko niepotrzebne zamieszanie. Okej, skoro analiza kończy się określeniem co należy zrobić ze sprawami to jakie mamy możliwości?

Gdzie można przypisać sprawy z inboxa ?

Dla spraw z inboxa jest kilka możliwych ścieżek. Jest to jeden z kluczowych momentów systemu GTD – tu określamy najbliższe działanie jakie należy podjąć w rozpatrywanej sprawie i co z tym działaniem należy zrobić. Co jednak w przypadku gdy jakaś sprawa nie wymaga działania z naszej strony? Wtedy mamy do wyboru trzy ścieżki dla danej sprawy:

  • śmieci – oczyść system z niepotrzebnych spraw. Wiele informacji, które do nas docierają nie są nam w ogóle potrzebne
  • sprawy na przyszłość – gdy uważasz, że na ten moment nie masz co robić z daną sprawą lecz w przyszłości może się to zmienić. Umieść zadanie w dedykowanym do tego miejscu, tak by w odpowiednim czasie przypomnieć sobie o nim. Celem tej kategorii jest wyrzucenie sprawy z głowy przy zachowaniu uczucia, że odpowiednie narzędzie przypomni nam o nim
  • materiały referencyjne – rzeczy, które nie wymagają działania, ale mogą zawierać potrzebne informacje

Wiemy gdzie mogą wędrować sprawy, które nie wymagają od nas działania. Jak zatem wygląda sprawa która wymaga podjęcia akcji? Musimy do niej określić absolutnie najbliższą fizyczną czynność do wykonania. Dzięki temu zyskamy psychologiczny komfort i skupimy się na małym, najbliższym kroku do wykonania a nie np. dużym projekcie, który może budzić strach. Po określeniu najbliższego działania mamy do wyboru trzy kolejne opcje:

  • zrób to teraz – dla spraw zajmujących mniej niż 2 minuty. Magiczna reguła dwóch minut może zwolnić nas z wielu spraw, które potrafią długo zalegać w naszej głowie
  • deleguj – jeżeli nie jesteś najbardziej odpowiednią osobą, która powinna się tym zająć. Po przekazaniu sprawy komuś innemu umieść informacje o niej w wyznaczonym miejscu zwanym „oczekiwane”
  • odłóż – jeżeli coś leży w naszej gestii i wymaga poświęcenia więcej niż 2 minut należy to umieścić w przeznaczonym do tego miejscu gdzie wylądują sprawy w toku i będą czekać na swoją kolej.

Etap 3 Porządkowanie

Porządkowanie jest krokiem, w którym w odpowiedni sposób należy podzielić zadania pod kątem kategorii do której należą. Przykładowo i bardzo prosto: odpowiednie porządkowanie jest wtedy gdy rzeczy, które należą do materiałów referencyjnych lądują właśnie w kategorii zadań referencyjnych.

Wbrew pozorom nie jest to jednak takie łatwe i kluczem do prawidłowego przebiegu tego etapu jest ustalenie precyzyjnych granic pomiędzy poszczególnymi kategoriami. System GTD jest żywym organizmem, który zmienia się w czasie jego używania. To co ustalimy na początku naszej przygody z Getting Things Done może różnić się od tego co wypracujemy w trakcie stosowania metody.

Do podstawowych kategorii w Getting Things Done należy siedem poniższych grup. Niektóre z kategorii były już wspomniane w poprzednich krokach w tym wpisie. Wybierz i zdecyduj, które z nich przydadzą się w twoim systemie a które należy jeszcze dodać.

  • lista z Projektami
  • materiały pomocnicze w projektach
  • informacje i działania z kalendarza
  • najbliższe działania
  • lista spraw „Oczekiwane”
  • materiały referencyjne
  • lista spraw „kiedyś/może”

Etap 4 Przegląd

Cała nasza praca wykonana do tej pory przy wdrażaniu Getting Things Done może się zniweczyć jeżeli nie będziemy stosować etapu przeglądu. Przegląd jest niczym innym jak regularnym sprawdzaniem naszych spraw, które umieściliśmy w systemie i dbaniem o to by cały system funkcjonował prawidłowo.

Musimy umieć spojrzeć na nasz system z szerszej perspektywy po to by móc w odpowiednim czasie dokonań przeglądu spraw zawodowych i osobistych. W razie konieczności takie przegląd będzie zapalnikiem do wykonania zaplanowanych wcześniej działań.

Przegląd służy do tego by mieć pewność, że to co robimy w danym momencie jest właśnie tym co powinniśmy robić. Z kolei rzeczy, którymi się nie zajmujemy nie zakłócają nam głowy, ponieważ wiemy, że czekają w odpowiednim miejscu na swoją kolej. Daje to bezcenne poczucie pełnej kontroli co maksymalnie sprzyja naszej produktywności.

Cały system nie będzie funkcjonował sprawnie jeżeli nie wykonamy regularnego przeglądu. Ten etap można porównać do planowych konserwacji maszyn które są stosowane metodzie TPM. Wcześniejsze zaplanowanie „konserwacji” systemu GTD pozwoli nam być na bieżąco ze wszystkimi sprawami tak by nic nam nie umknęło.

Jak często robić przeglądy ? Zależnie od tego o jakich listach mówimy, przegląd należy wykonywać tak często jak będzie to potrzebne. Jeżeli chodzi o listę najbliższych zadań czy też kalendarz – trzeba to robić na bieżąco każdego dnia. Zajmie to dosłownie kilka chwil.

Jeżeli zaś mówimy o kategoriach nieco „większych” takich jak projekty, listy z oczekiwanymi tematami od innych osób, czy też przyszłe daty z kalendarza tu sprawdza się przegląd tygodniowy. Dobrym nawykiem jest prowadzenie go zawsze tego samego dnia tygodnia o tej samej porze. U mnie jest to koniec tygodnia.

„If you’re not doing a review, you’re not doing GTD.” – David Allen

Etap 5 Działanie

Mając tyle zapisanych spraw i projektów oraz najbliższych działań ciężko zdecydować się od czego powinniśmy zacząć. Co w danym momencie robić i od czego zacząć ? To jak zwykle – zależy. Nikt nie powie nam dokładnie co w danej chwili powinniśmy dokładnie robić, dlatego trzeba zdać się na własne rozeznanie w sprawach. Nie oznacza to jednak, że Getting Things Done nie przychodzi nam z pomocą.

Dobrą praktyką polecaną przez Davida Allena jest spojrzenie na działania do wykonania pod kątem kontekstu, w którym mają miejsce. To gdzie jesteś i jakimi narzędziami dysponujesz ma duże znaczenie w kontekście wyboru sprawy jaką się zajmiesz. Warto pogrupować sobie sprawy zawczasu po to by móc szybko zacząć działanie w zależności od tego gdzie się znajdujemy. Przykładowo jeżeli akurat czekasz na spotkanie i masz 20 minut wolnego czasu oraz dostęp do laptopa można wybrać coś ze spraw o kontekście „przy komputerze”. Konteksty które mogą się najczęściej przydać to np.:

  • przy komputerze
  • w biurze
  • na spotkaniu
  • w domu
  • podróże (np. w komunikacji miejskiej)
  • rozmowy telefoniczne
  • czekając na coś

Innym rozwiązaniem, które może się sprawdzić jest wybór działania w zależności od dostępnego czasu czy też energii. Co innego będzie nam bardziej pasować gdy jesteśmy zmęczeni a co innego gdy rozpiera nas energia. Tak samo mając 15 minut wolnego czasu nie zabierzemy się za coś dużego, ale ten czas pozwoli nam to na np. wykonanie telefonu.

Również oczywistym kryterium, którym kierujemy się intuicyjnie najczęściej jest priorytet spraw. Tu należy odpowiedzieć sobie na pytanie co jest w tym momencie dla nas najważniejsze do wykonania.

Podsumowanie

Zasady zawarte w Getting Things Done nie są niczym odkrywczym. Z pewnością nie raz intuicyjnie próbowałeś realizować założenia zawarte w tej metodzie. Istnieje tysiące różnych metod zarządzania zadaniami, ale właściwych zasad jest najwyżej kilka. Getting Things Done zawarło w sobie te najważniejsze i ułożyło je w nieskomplikowany proces, który potrafi odmieć realizację spraw zawodowych i prywatnych każdego z nas.

O pierwsze widoczne efekty Getting Things Done nie jest trudno. Samo wdrożenie kilku pojedynczych zasad może dać +20 do efektywności i -30 do stresu. W moim przypadku GTD zrobiło dużą różnicę dlatego zachęcam do wypróbowania tej metody.

Photos by: Attentie Attentie, Melanie Pongratz, Hugo Rocha on Unsplash

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *