Instrukcje pracy – podstawy tworzenia

Instrukcje pracy są jednym z kluczowych elementów standaryzacji pracy. Są one zbiorem czynności i zasad, które należy wykonać i przestrzegać wykonując daną pracę z uwzględnieniem zasad BHP, jakości, ergonomii, wydajności i poprawności pracy. Instrukcje mogą zawierać różne poziomy szczegółowości w zależności od miejsca ich użycia. Istnieje wiele rodzajów instrukcji, które będą zawierały inne typy informacji. We wpisie słów kilka na temat podstaw tworzenia i korzystania z instrukcji pracy. Skupię się tu głównie na instrukcjach stanowisk produkcyjnych, zawierających czynności, które są wielokrotnie powtarzane przez pracowników każdego dnia.

Standaryzacja pracy

Wspomniałem na wstępie, że instrukcje są jednym z elementów standaryzacji pracy. Czym zatem jest standaryzacja? Jest to zasada działania bazująca na wprowadzaniu, komunikowaniu i polepszaniu standardów, czyli reguł, które jasno opisują określone wymagania. Wszystkie procesy produkcyjne są zależne od standaryzacji. Mamy z nią do czynienia niemal wszędzie. Nawet w najpopularniejszym narzędziu Lean, czyli w 5S czwartym krokiem jest właśnie standaryzacja (więcej o metodzie 5S przeczytasz TUTAJ).

Podobnie jak w metodzie 5S tak i wszędzie najpierw należy udoskonalić procesy a następnie je standaryzować – czyli zdefiniować je w taki sposób aby każdy miał świadomość jak należy je wykonać i by każdy wiedział na czym one polegają. Naczelnym wymaganiem standardów jest ich przestrzeganie (na przekór powiedzeniu, że „zasady są po to aby je łamać :)”). Standaryzacja jest możliwa tylko wtedy gdy wszyscy wytrwale i systematycznie przestrzegają standardów.

Instrukcje pracy – korzyści ze stosowania

Instrukcje pracy mają na celu głównie informowanie o standardach w prosty i zrozumiały sposób, tak by każdy pracownik mógł je poznać i ich przestrzegać. Są one swego rodzaju środkiem komunikacji pomiędzy inżynierem tworzącym dany proces a osobą wykonującą pracę w tym procesie. Zasada komunikacji za pomocą instrukcji nie różni się od komunikacji werbalnej – należy mówić tak by druga strona nas zrozumiała a nie tylko po to by wyrazić swoje zdanie. Komunikując się w ten sposób należy dostosować swój język do odbiorcy, tak by instrukcja była zrozumiała nie tylko dla autora ale przede wszystkim dla odbiorcy.

Instrukcje jako element standaryzacji pracy został omówiony powyżej. Standaryzacja jest ogromną zaletą w każdym procesie. Jednak nie jest to jedyna zaleta stosowania instrukcji. Jakie jeszcze korzyści przynosi stosowanie instrukcji ? Po co właściwie one są i jaki jest ich cel? Poniżej wymieniam kilka korzyści i cech instrukcji pracy, które przemawiają za ich stosowaniem:

  • standaryzują wykonywaną pracę
  • zachowują zapis i dają możliwość prawidłowego odtworzenia czynności do wykonania krok po kroku
  • są środkiem komunikowania standardów – ułatwiają wyjaśnianie pracownikom panujących zasad i czynności do wykonania
  • pomagają unikać błędów
  • pomagają w audytach procesów
  • zwracają uwagę na istotne punkty do kontroli
  • podkreślają znaczenie kluczowych aspektów związanych z jakością i bezpieczeństwem

Instrukcja stanowiska pracy – tworzenie i zawartość

Najprostszym i najbardziej dostępnym sposobem jest tworzenie instrukcji za pomocą komputera. Osobiście korzystam z programu excel, który pozwala na szybką edycję i łatwy dostęp do instrukcji. Jest to opcja darmowa i bardzo popularna (dostępna chociażby w wersji arkuszy online). Istnieją również specjalne programy dedykowane do tworzenia instrukcji, jednak zazwyczaj są to opcje płatne. Podstawowymi elementami jakie powinna zawierać tworzona przez nas instrukcja stanowiskowa są:

  • tytuł – zawierający nazwę, obszar lub miejsce stosowania instrukcji
  • numer instrukcji, data stworzenia, informacje o autorze i osobach zatwierdzających
  • czynności do wykonania na danym stanowisku
  • wskazówki i przyczyny wykonywanych czynności
  • punkty kontrolne (jakościowe)
  • zdjęcia obrazujące daną czynność oraz obrazki pomocnicze

Powyższe elementy możemy ułożyć w dowolnej kolejności pamiętając by układały się w spójną całość. Możemy wyróżnić 3 główne bloki, które razem będą tworzyć kompletną instrukcję. Pierwszym z nich są podstawowe informacje na temat dokumentu. Chodzi o wcześniej wymienione dane takie jak: tytuł, numer, data, informacje o autorze i obszarze stosowania instrukcji. Zazwyczaj blok ten jest umieszczany na samej górze.

Drugim bardzo istotnym obszarem instrukcji są tekstowo opisane czynności, wskazówki oraz punkty kontrolne. To one prowadzą pracownika za rękę i mówią o tym co należy wykonać. Ważne informacje, które nie są tak oczywiste, ale na które należy zwrócić uwagę (tak zwane punkty kontrolne) należy wyróżnić tak by rzucały się w oczy (np. pogrubiając/zaznaczając kolorem).

Obszar wykonywanych czynności składa się z takich elementów jak: czynności do wykonania, wskazówki do tych czynności oraz przyczyny wyjaśniające wskazówki. Niektórzy praktycy zalecają by podzielić ten obszar to na trzy oddzielne kolumny. Ma to swoje zalety ale i też wady.

Jak szczegółowo opisywać czynności

Główną zaletą stosowana podziału na oddzielne kolumny ostatniego wymienionego obszaru (czyli na kolumny: czynności (co robimy) , wskazówki (jak dokładnie robimy) oraz przyczyn (dlaczego to robimy)), jest szczegółowość wyjaśnienia kroków danej instrukcji. Stosując ten podział będziemy mogli przekazać mnóstwo informacji. Jednak minusem tego trójpodziału jest fakt, że z jednej prostej instrukcji potrafi nam powstać cały esej do przeczytania. Wszystko zależy od złożoności instrukcji. Przy prostszych instrukcjach jestem zwolennikiem minimalizmu i stawiania na mniej tekstu – jeżeli coś jest możliwe by wyjaśnić to w jednym, dwóch zdaniach to byłbym skłonny iść w tym kierunku. W takich instrukcjach nie stosowałbym powyższego podziału. Jednak jak już wspomniałem – zależy to od złożoności instrukcji.

Rozwiązaniem powyższego dylematu może być dodawanie wskazówek i opisywanie przyczyn podejmowania jakichś kroków tylko w istotnych czynnościach i punktach (np. punktach kontrolnych). Dzięki temu będziemy w stanie stworzyć instrukcję minimalistyczną, ale jednocześnie maksymalnie praktyczną i spełniającą swoje zadanie. Tam gdzie będzie potrzebne dodanie wskazówki i przyczyny będziemy mogli to zrobić. Natomiast format instrukcji bez specjalnych rubryk ze wskazówkami i przyczynami nie będzie wymuszał na nas dodawania ich na siłę.

Obraz mówi więcej niż słowa

Ostatnim bardzo ważnym elementem instrukcji jest część zawierająca zdjęcia i obrazki. Zdjęcia powinny być jak Rafaello – wyrażać więcej niż tysiąc słów. Najczęściej są one uzupełnieniem słownie przedstawionych czynności, jednak czasami w bardziej skomplikowanych czynnościach jest odwrotnie.

Zdjęcia są obowiązkową częścią najlepszych instrukcji. Tekst w instrukcji jest bardzo pomocny dla trenera w czasie instruktażu. Zdjęcia zaś są bardzo ważne dla Operatora by zrozumieć i pamiętać instruktaż. Kluczowym warunkiem branym pod uwagę podczas tworzenia zdjęć powinna być zasada by zdjęcia odzwierciedlały sposób wykonywania pracy, a nie jej efekt. Nie zawsze jest to w pełni możliwe, ale tam gdzie jest – powinniśmy wyznawać tę regułę. Poniżej na rysunku przedstawiam przykładową instrukcję tworzenia samolotu z papieru:

instrukcja pracy

Instrukcje pracy – błędy i wskazówki przy tworzeniu i korzystaniu

Tak jak przy każdej rzeczy, tak samo przy instrukcjach pracy, można coś wykonać lepiej lub gorzej. Często instrukcje, pomimo, że sprzyjają i służą m.in. ciągłemu doskonaleniu, paradoksalnie same nie są zbyt doskonale zrobione lub używane w najbardziej optymalny sposób:)

Pierwszym rodzajem błędu dotyczącym instrukcji jest brak jej sprawdzenia i weryfikacji przez drugą osobę. Niestety nie jesteśmy nieomylni i każdemu może zdarzyć się, że popełni jakiś błąd w tworzeniu instrukcji. Dlatego konieczną praktyką jest poddanie instrukcji weryfikacji przez kogoś innego niż twórca instrukcji, najlepiej kogoś kto zna proces, którego instrukcja dotyczy. Właśnie dlatego w instrukcji powinny znaleźć się dwa miejsca na podpisy: osoby tworzącej instrukcję oraz osoby zatwierdzającej instrukcję.

Kolejnym błędem związanym z instrukcjami stanowiskowymi jest instruktaż i pierwsza styczność z nowym procesem. Zdarza się, że Operator w pierwszej kolejności zapoznaje się z suchą instrukcją na papierze, zaś dopiero potem z faktyczną nauką w „żywym” procesie. To instrukcje powinny być uzupełnieniem nauki, a nie na odwrót. Nie powinna być ona pokazywana przed instruktażem. To dlatego, że po pierwsze może zostać niezrozumiana bez podstaw wiedzy na temat danego procesu, a po drugie każdy może zinterpretować ją na swój sposób.

Dobrą praktyką dotyczącą instrukcji (oraz innych dokumentów) jest ich cykliczny przegląd i weryfikacja aktualności oraz stanu. Każda wprowadzana zmiana w procesie powinna zacząć się od aktualizacji instrukcji. Z doświadczenia wiem również, że fizyczny stan instrukcji wywieszonych na hali produkcyjnej z czasem potrafi być różny. Warto je kontrolować i odświeżać nie tylko godzinę przed audytem 🙂 Pomocne może być wklepanie sobie w kalendarz weryfikacji stanu i aktualności instrukcji np. co miesiąc, coś w rodzaju przeglądów znanych z metody zarządzania zadaniami Getting Things Done (więcej o metodzie GTD poczytasz TUTAJ).

Podsumowanie

Instrukcje pracy są jednym z kluczowych elementów standaryzacji pracy. Są one formą komunikacji pomiędzy inżynierem tworzącym proces a osobą wykonującą czynności procesu. W tworzeniu instrukcji warto przestrzegać wyżej opisanych zasad i wskazówek oraz wystrzegać się błędów. We wpisie podzieliłem się doświadczeniami ze swojej pracy oraz poznaną teorią podręcznikową. Jeżeli uważasz, że warto dodać w tym temacie coś więcej pisz śmiało w komentarzach.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *